Навыки

Автоматизация процесса управления этапами проектов и задействованными ресурсами – мечта каждого менеджера, планирующего и контролирующего выполнение сложных, длительных работ, в которых задействуется большое количество разноплановых сотрудников и используется множество ресурсов. Изучим популярную программу, позволяющую вести проектную деятельность, осуществлять учёт задействованных ресурсов и контроль денежных трат.

Тратим вплоть до половины рабочего времени на постановку однотипных, повторяющихся задач и контроль их выполнения в ручном режиме. Приходится договариваться относительно времени, доступных специалистов, приоритета работ. Microsoft Project высвобождает десятки часов не только за счёт функционала, облегчающего планирование, но и благодаря автоматизации учёта рабочего времени и наглядной демонстрации картины текущего состояния.

Огромное количество задач и ресурсов без должной организации представления – нечитаемое месиво малополезной информации. Изучим способы корректной структурной декомпозиции работ, назначения ресурсов на работы, визуализации этапов и вех. Рассмотрим представления MS Project и их функционал в рамках управления проектами. Удивитесь, насколько повысится вероятность успешного завершения проекта при задействовании специализированной программы.

Проект представим многомерным кубом, где каждая грань отображаема видами, а разрезы – перспективами рассмотрения. Кроме таблиц и диаграмм доступны мастера, помощники и визуальные оптимизаторы, упрощающие нахождение типовых решений для часто встречаемых проблем. MS Project – крайне популярная программа по управлению проектами, основной конкурент – MS Excel. Обгоним пользователей экселя, изучением уникального и полезнейшего функционала.

Руководителю не нужны сложные таблицы и детализированные диаграммы. Проектному менеджеру важно быстро считывать ключевую информацию о ходе работ, переключаясь между таблицами, представлениями и группировками. Настроим виды встроенных и внешних таблиц, добавим нужные столбцы, создадим необходимые витрины. Освоим сортировку, группировку и работу с визуальным представлением. Узнаем, как строить отчёты и проводить план-факт анализ.

Одна из сложных и важных задач – эффективно распределять имеющиеся ресурсы. Рост бюджета или срыв сроков – постоянные спутники реальной проектной деятельности. Неожиданность их наступления – прямое следствие некачественного контроля. Узнаем, как занести все требующиеся переменные и произвести грамотное связывание средств и заданий. Определим временные и материальные запасы, чтобы избегать простоев и завершать проекты точно в срок.

Один из главных вопросов, который мучает заказчиков, инвесторов и заинтересованных сторон: «Насколько процентов завершён проект?» Простой, на первый взгляд, вопрос многих ставит в тупик. Первая мысль – посчитать количество прошедших дней и разделить на общую длительность хода работ. Такой же способ предлагают стандартные настройки Project. Узнаем, какие ловушки поджидают при подобном выборе и как корректно считать освоенный объём проекта.

В ходе реализации проекта возникает множество нюансов и отклонений, влияющих на базовый план. Приходится не только отслеживать и реагировать на изменения, но и производить коррекцию первоначальных замыслов и строить новые прогнозы относительно бюджетов и сроков. Освоим инструменты координации проекта, обсудим необходимую аналитику и управление изменениями. Научимся корректировать настоящее для достижения запланированного.

Для профессионального управления проектами необходимо освоить широкий функционал. Изучим критический путь, исследуем инспектор задач, научимся разделять задания. Введём выравнивающие задержки, скорректируем профили загрузки, устраним превышения доступности. Поработаем с множественными базовыми планами, сделаем прерывание исполняющихся активностей, учтём опережение и запаздывание. Сдвинем блоки поручений на дату отчёта состояния.

Отдельный вид искусства при проектной деятельности – контроль затрат и смет. Колоссальное преимущество MS Project в том, что в одной программе можно вести учёт и делать анализ специалистам разного профиля, в том числе и финансистам. Заведённые данные можно экспортировать для формирования шаблонной отчётности в MS Excel или других специализированных утилитах. Забудем головную боль контроля движения средств и выполнения бюджетов.